La celebración de juntas virtuales en sociedades de capital

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Quiero hablarte de esta forma virtual de celebrar juntas, sin la presencia física de los socios, que puede contribuir a que tu sociedad sea más dinámica y más eficiente.

Lee este artículo para que no te pierdas en el maremágnum normativo que se ha generado a raíz de la pandemia. Además, incluyo una sencilla guía para que puedas celebrar juntas telemáticas.

Celebración de juntas virtuales sin presencia física de los socios

Normativa que regula las juntas telemáticas

No pretendo hacer un post tedioso, solo voy a comenzar contándote de dónde viene esto de las juntas telemáticas, veamos:

Con motivo del decreto de estado de alarma, se ha previsto que las juntas de socios puedan celebrarse por medios telemáticos sin necesidad de presencia física.  Ahora, la reforma de la ley de Sociedades de Capital afianza esta forma de celebrar las juntas generales y universales.

Los Reales Decretos Ley 34/2020 y 5/2021, que implementan medidas urgentes empresariales para paliar los efectos de la pandemia de la COVID-19, establecen que, excepcionalmente, las sociedades de capital van a poder celebrar juntas por medios telemáticos durante el año 2021, aunque los estatutos no lo hayan previsto.

“Durante el año 2021 se permiten la celebración de juntas virtuales de socios, sin necesidad de que los estatutos sociales lo prevean”.

Ahora, la Ley 5/2021, de 12 de abril, por la que se modifica el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital reforma la manera de celebrar las juntas en las entidades mercantiles, facilitando a los socios la asistencia a través de los medios telemáticos.

Ahora las juntas podrán celebrarse mediante medios telemáticos

“LAS JUNTAS TELEMÁTICAS HAN LLEGADO PARA QUEDARSE”

¿En qué consiste la reforma?

La reforma consiste en la modificación del artículo 182 de la Ley de Sociedades de Capital, que ya de por sí permitía la posibilidad de asistencia a la junta por medios telemáticos solamente en las sociedades anónimas. Ahora se extiende también a las sociedades limitadas. Además, se introduce un nuevo artículo 182 bis.

“La importancia de estas medidas reside en la posibilidad de poder celebrar juntas por videoconferencia también en las sociedades limitadas”

La reforma incluye lo siguiente:

  1. La asistencia telemática a las juntas generales que se celebren de forma presencial.
  2. La celebración de juntas exclusivamente virtuales.

De esta manera nos encontraremos con tres tipos de juntas de socios:

1. Presencial.

2. Mixta: presencial-virtual.

3. Exclusivamente virtual.

“Es momento de modificar los estatutos”

Con lo cual, aunque en este año 2021 se permitan las juntas de socios en la modalidad online, también es el momento de introducir las previsiones estatutarias necesarias para celebrar este tipo de juntas virtuales. Modificación que deberá contener:

A) la posibilidad de asistencia a la junta por medios telemáticos que garanticen debidamente la identidad del sujeto.

O bien,

B) la celebración de juntas exclusivamente por medios telemáticos, sin asistencia física.

Es hora de digitalizar a las sociedades de capital

“ESTO SUPONE DAR UN PASO MÁS HACIA ADELANTE EN LA DIGITALIZACIÓN DE LAS EMPRESAS

¿Qué opción elegir?

Tengamos en cuenta que en las sociedades puede haber un componente de internacionalidad, con lo cual, es posible que algún socio se encuentre fuera de España, o simplemente resida en una localidad fuera del domicilio social y no pueda desplazarse.

También irán como anillo al dedo en startups tecnológicas, en donde se necesita ese “factor dinámico” que aporta el poder celebrar una junta por videoconferencia, desde cualquier lugar, en el que solo hay que reservar una fecha.

Además, es una manera de poder asistir personalmente sin tener que otorgar representación.

  • Particularmente, considero que introducir en los estatutos la opción de poder asistir a las juntas por medios telemáticos (juntas híbridas o mixtas), es interesante para ser utilizada por aquellas sociedades que tengan socios que, por vivir en ciudades distintas o por distintas razones, resulta previsible que, en un momento dado, no puedan asistir físicamente a alguna junta.
  • Las juntas exclusivamente virtuales sin opción de asistencia en persona, las reservaría para sociedades anónimas o para sociedades con un considerable número de socios, que resultará más complejo de reunir en un mismo sitio al mismo tiempo, facilitando así la asistencia de todos ellos.
  • En sociedades pequeñas de 2 o 3 socios que residan en la misma ciudad, quizás sea absurdo introducir esta previsión estatutaria si nunca van a celebrar juntas telemáticas, aunque nunca está de más sopesar esa opción.

“Depende de cada sociedad reflexionar e introducir la previsión estatutaria que permita la celebración de juntas virtuales”

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Guía para adaptar tu sociedad a la reforma de la Ley

Ahora sí, te explico los puntos más importantes a tener en cuenta para celebrar juntas telemáticas, de acuerdo a la reforma de la Ley de Sociedades de Capital.

1. Modificación estatutaria

En primer lugar, hay que modificar los estatutos sociales para que prevean la celebración de juntas telemáticas.

Recuerda que la modificación puede contemplar la posibilidad de asistencia por medios telemáticos (juntas mixtas) o la celebración de juntas exclusivamente telemáticas.

La introducción de juntas exclusivamente telemáticas en los estatutos requiere el voto favorable de los socios que representen al menos dos tercios del capital presente o representado en la reunión.

2. Elegir un sistema que garantice debidamente la identidad del sujeto y la seguridad de las comunicaciones electrónicas

La ley no aclara mucho más a este respecto. Se pueden usar contraseñas, firma electrónica, etc. La tecnología ofrece varias opciones para validar la identidad de los asistentes y ya sabemos que hay aplicaciones que utilizan tecnología blockchain como solución para sociedades.

Es importante que los administradores informen de los requisitos de identificación a los asistentes y que el sistema que se utilice esté al alcance de todos los asistentes.

3. Convocatoria por los administradores

La ley establece una división, entendiendo que la convocatoria para juntas exclusivamente virtuales debe ser más completa y detallada.

A) Asistencia telemática a juntas mixtas:

En la convocatoria se describirán los plazos, formas y modos de ejercicio de los derechos de los socios.

B) Asistencia a juntas exclusivamente telemáticas:

En el anuncio de convocatoria se informará de los trámites y procedimientos a seguir para el registro y formación de la lista de asistentes, para el ejercicio de sus derechos y para el adecuado reflejo en el acta del desarrollo de la junta.

La asistencia no puede supeditarse a tener que registrase con una antelación superior a una hora antes del comienzo de la reunión.

4. Derecho de información

Los administradores podrán determinar que las intervenciones que los asistentes por medios telemáticos tengan intención de realizar, se remitan a la sociedad con anterioridad al momento de la constitución de la junta.

En la anterior redacción, las respuestas a los socios se producían por escrito durante los siete días siguientes a la finalización de la junta.

Con la nueva redacción, nada impide que las respuestas a los socios se produzcan durante la propia reunión o por escrito durante los siete días siguientes a la finalización de la junta.

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